Πως να καταγράψεις επαγγελματικές συστάσεις σε ένα βιογραφικό σημείωμα (με αναφορές και παραδείγματα)

τον υποψήφιο εργαζόμενο, είναι αν θα πρέπει να συμπεριλάβεις κάποιες στο βιογραφικό που θα στείλεις για να βρεις την επόμενή σου δουλειά, ή όχι.

Δημιούργησε το βιογραφικό σου σε μερικά μόνο λεπτά

Μια λίστα με αναφορές – συστάσεις σε ένα βιογραφικό σημείωμα περιλαμβάνει τα ονόματα και τα στοιχεία επικοινωνίας των επαγγελματιών που είναι πρόθυμοι να εγγυηθούν για τον/ην υποψήφιο/α που θα στείλει αιτήσεις εργασίας. Σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί να ζητείται και συστατική επιστολή ή προφορικές συστάσεις για μια συγκεκριμένη θέση που διεκδικεί ο/η υποψήφιος/α.

Θα μπορούσε να είναι ο/η προηγούμενος/η εργοδότης σου, πελάτες, καθηγητές από το Πανεπιστήμιο ή οποιοσδήποτε επαγγελματίας με τον/ην οποίο/α έχεις συνεργαστεί στο παρελθόν.

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων συνήθως καλούν αυτά τα πρόσωπα για να μάθουν περισσότερα για σένα, το επαγγελματικό σου ιστορικό, την απόδοση στην εργασία σου, και το χαρακτήρα σου.

Το αρμόδιο άτομο από την εταιρεία μπορεί να επικοινωνήσει με τα άτομα αυτά σε διαφορετικά στάδια της διαδικασίας πρόσληψης, ανάλογα την εταιρεία.

Το παρόν άρθρο καλύπτει όλα αυτά, συμπεριλαμβανομένου:

Στο μεταξύ, εάν βρίσκεσαι εν μέσω της διαδικασίας σύνταξης του βιογραφικού σου σημειώματος,  ρίξε μια ματιά στα έτοιμα προς συμπλήρωση πρότυπα βιογραφικών , μπορείς να τα προσαρμόσεις ώστε να ταιριάζουν στο προφίλ και τον κλάδο/ειδικότητά σου, και να δημιουργήσεις ένα βιογραφικό που θα σου εξασφαλίσει τη δουλειά μέσα σε 10 μόνο λεπτά.

Να συμπεριλάβω συστάσεις στο βιογραφικό μου?

Η εποχή που οι αναφορές –  συστάσεις περιλαμβάνονταν σε ένα βιογραφικό έχει παρέλθει προ πολλού. Ίσως εξακολουθείς να βλέπεις κάποια παλαιάς κοπής βιογραφικά σημειώματα από τους εργοδότες σου, συνήθως με μια φωτογραφία του υποψηφίου και έκτασης 3-4 σελίδων, και με συστατικές επιστολές, μακροσκελής ενότητες εργασιακής εμπειρίας κλπ, αλλά οι εποχές έχουν αλλάξει.

Ο σκοπός των αναφορών-συστάσεων στο βιογραφικό σου είναι να σε βοηθήσουν να αναπτύξεις το κομμάτι της αξιοπιστίας της αίτησης εργασίας σου ως υποψήφιος/α, με τη βοήθεια των διευθυντών, των προηγούμενων πελατών ή των εργοδοτών σου – δεν είναι η αξιοπιστία προτεραιότητα στη νέα αγορά εργασίας;

Τι, όμως, προκάλεσε τις αναφορές και συστάσεις να θεωρούνται πλέον μη έγκυρες ή σχετικές, στις περισσότερες δουλειές? Αξίζει να το γνωρίζεις αυτό προτού σβήσεις εντελώς το τμήμα των συστάσεων από το βιογραφικό σου. 

Γιατί δεν είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβεις συστάσεις στο βιογραφικό σου?

Οι λόγοι για τους οποίους κάτι τέτοιο δεν αποτελεί καλή ιδέα, είναι οι εξής:

1. Θέματα ιδιωτικότητας και προσωπικών δεδομένων

Εκείνη την εποχή, το βιογραφικό ήταν ένα ιδιωτικό και εμπιστευτικό έγγραφο που ο/η υποψήφιος/α τύπωνε σε ένα χαρτί, ίσως να το υπέγραφε και κάποιες φορές, και το έστελνε στον υπεύθυνο προσλήψεων σε έναν σφραγισμένο φάκελο, μέσω ταχυδρομείου συνήθως. Όταν ο υπεύθυνος προσλήψεων ή ο εργοδότης το λάμβανε, το διάβαζε και προσέθετε το όνομα του υποψηφίου στη σύντομη λίστα των υποψηφίων προς συνέντευξη, με το βιογραφικό ύστερα να καταλήγει στον κάδο απορριμμάτων.

Στην πορεία, με το βιογραφικό να αποτελεί ψηφιακό αρχείο, γεγονός το οποίο κάνει πολύ εύκολη την αποστολή και την κατάληξή του στον παραλήπτη μέσα σε μερικά δευτερόλεπτα, η εχεμύθεια μειώθηκε κατακόρυφα. Σήμερα, ένας υποψήφιος μπορεί να αποστείλει εκατοντάδες αιτήσεις εργασίας με το ψηφιακό βιογραφικό του, σε σχεδόν μηδενικό χρόνο.

Πολλοί υποψήφιοι έχουν τα βιογραφικά τους αναρτημένα σε πλατφόρμες όπως το LinkedIn, και σε άλλες ιστοσελίδες αναζήτησης εργασίας, γεγονός που τα κάνει προσβάσιμα από εκατομμύρια συναδέλφους, εργοδότες, Πανεπιστήμια, hiring managers, κλπ. Σήμερα, ο manager σου δύσκολα θα σε αφήσει να βάλεις το email και τον αριθμό τηλεφώνου του στο βιογραφικό σου, κάτι που ίσως να προσέλκυε ανεπιθύμητη επικοινωνία και συνδρομές email από άγνωστες πηγές.

Η κλοπή ταυτότητας και το hacking είναι τα μεγάλα προβλήματα του αιώνα μας όσον αφορά στα προσωπικά δεδομένα επαγγελματιών, και δεν πρέπει να ξεχνάμε τη σημασία του ψηφιακού μας αποτυπώματος στα πολλαπλά κανάλια και πλατφόρμες κοινωνικής, και μη, δικτύωσης, όπως και επίσης με πιστωτικές κάρτες και διαδικτυακές τράπεζες. Μην ξεχνάς πως όλα εξαρτώνται από μερικούς κωδικούς και την ασφάλειά τους.

2. Έκταση του βιογραφικού

Η εποχή  που ο παραλήπτης του βιογραφικού, και ιδιαίτερα ένας hiring manager, θα διαβάσει όλο το βιογραφικό σου σημείωμα, ανήκει στο παρελθόν. Οι υποψήφιοι δεν έχουν το χρόνο να γράφουν και οι παραλήπτες δεν έχουν χρόνο να διαβάζουν.

Η πιο συνηθισμένη έκταση βιογραφικού, είναι πλέον η ΜΙΑ ΣΕΛΙΔΑ. Το μεγάλο στοίχημα, πλέον, είναι πως θα συμπτύξεις το βιογραφικό σου σε μια σελίδα χωρίς να παραλείψεις όλες τις κρίσιμες ή και απαιτούμενες, πληροφορίες.

Το βιογραφικό σου πρέπει να απαρτίζεται από τα ακόλουθα μέρη:

Εάν έχεις περισσευούμενο χώρο, γράψε για ένα έργο ή Project στο οποίο δούλεψες – ή για ένα βραβείο που έλαβες – ή για ένα από τα επιτεύγματά σου σε κάποια προηγούμενη δουλειά.

Το βιογραφικό είναι μια προσωπική επαγγελματική δήλωση για τον εαυτό σου. Το να το χρησιμοποιήσεις ως πλατφόρμα για να συμπεριλάβεις στοιχεία επικοινωνίας άλλων ανθρώπων, κάτι το οποίο δεν προσθέτει καμία αξία στο προσωπικό προφίλ που χτίζεις μέσω αυτού, είναι απλά κακή διαχείριση της σελίδας του βιογραφικού σου. Είναι μια και πολύτιμη αυτή η σελίδα.

3. Μη διαχειρίσιμο κι από τις δυο πλευρές

Οι υπεύθυνοι προσλήψεων είναι πολυάσχολοι άνθρωποι, και κατά πάσα πιθανότητα το ίδιο ισχύει και για τους ανθρώπους που θα ονοματίσεις στο βιογραφικό για συστάσεις.

Για την πλειοψηφία των θέσεων εκεί έξω, ο παραλήπτης του βιογραφικού σου, ειδικά ένας υπεύθυνος προσλήψεων, θα λάβει δεκάδες ή και εκατοντάδες βιογραφικά. Φυσικά και δεν έχει το χρόνο να καλέσει τον κάθε άνθρωπο που αναφέρεται στην κάθε σύσταση του κάθε βιογραφικού. Πολλές φορές δεν έχει χρόνο να καλέσει για συστάσεις ούτε όταν πρόκειται για υποψήφιο που θα καλέσει σε συνέντευξη ή σκοπεύει να προσλάβει.

Παρ’ όλα αυτά, στο τελευταίο στάδιο της διαδικασίας πρόσληψης, εάν ο recruiter ή ο εργοδότης θελήσει να ελέγξει την εγκυρότητα ορισμένων γεγονότων ή πληροφοριών που ο/η υποψήφιος/α έχει συμπεριλάβει στο βιογραφικό του/της, μπορεί να θελήσει να καλέσει κάποιον για σύσταση. Σε αυτή την περίπτωση θα υπάρχει το κατάλληλο χρονικό περιθώριο να ζητήσει κάποια συστατική επιστολή από τον/την υποψήφιο/α, ή τα στοιχεία του ατόμου, εάν πρόκειται για πρόσληψη.

Αυτό που έχεις να κάνεις σε αυτό το σημείο είναι να στείλεις ένα ιδιωτικό έγγραφο με συστάσεις και στοιχεία επικοινωνίας με τα κατάλληλα άτομα. Το πρόβλημα είναι ότι οι επαγγελματίες των οποίων τα στοιχεία παρέχεις, δεν έχουν το χρόνο για τηλεφωνήματα και για να μιλάνε για τα επιτεύγματά σου με τον recruiter κάθε μιας εκ των 132 αιτήσεων που έστειλες την τελευταία εβδομάδα.

Πως να φτιάξεις ένα ορθό φύλλο συστάσεων

Δεν είναι επιθυμητό να συμπεριλάβεις συστάσεις στο βιογραφικό εκτός αν έχει γίνει σαφές από την περιγραφή της αγγελίας για τη θέση που επιθυμεί μια εταιρεία να καλύψει, ότι κάτι τέτοιο απαιτείται. Η καλύτερη εναλλακτική είναι να στείλεις συγκεκριμένα ένα φύλλο συστάσεων στον recruiter, κατόπιν αυτός/η σου το ζητήσει.

Αυτό είναι ένα ιδιωτικό έγγραφο που δεν πρέπει να το ανεβάσεις πουθενά, και ειδικά σε πλατφόρμες όπως το LinkedIn ή σε οποιαδήποτε άλλη σελίδα αναζήτησης εργασίας.

Ακολουθεί ένας βήμα προς βήμα οδηγός για το πως να φτιάξεις το δικό σου φύλλο συστάσεων:

Επίλεξε το κατάλληλο πρότυπο

Το κόλπο είναι να μην το υπεραναλύσεις και να διαλέξεις κάτι απλό για το πρότυπό σου. Χρησιμοποίησε το ίδιο με το βιογραφικό σου και με του cover letter, αν χρειάστηκε να γράψεις ένα.

Αν δεν έχεις επιλέξεις ένα μοντέρνο πρότυπο για το βιογραφικό σου, μπορείς να τσεκάρεις αυτά που παρέχουμε  εδώ .

Με τη χρήση του ίδιου προτύπου δίνεις μεγαλύτερη συνοχή στα έγγραφα που παρέχεις στον παραλήπτη και ο εργοδότης/υπεύθυνος προσλήψεων/recruiter, θα τα θυμάται πιο εύκολα. Η συνέπεια στις γραμματοσειρές, το μέγεθός τους και στη χρωματική παλέτα μπορούν να κάνουν πολύ θετική εντύπωση.

Γράψε τον τίτλο

Ξεκίνα το φύλλο συστάσεων με τον τίτλο του. Ο τίτλος φέρει το όνομά σου και τα στοιχεία επικοινωνίας. Δεν χρειάζεται να γράψεις καινούριο τίτλο σε αυτό το σημείο. Εάν έχεις ήδη ολοκληρώσει τη δομή του βιογραφικού σου, κάνε ένα αντίγραφο του αρχείου και αφαίρεσε τα πάντα εκτός του τίτλου. Τώρα μπορείς να ξεκινήσεις το φύλλο συστάσεων.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα καλού και ένα παράδειγμα κακού τίτλου:

Έχε υπόψιν σου τα εξής όταν γράφεις τον τίτλο σου:

Διάλεξε την κατάλληλη δομή για τις συστάσεις

Αποφάσισε το είδος της πληροφορίας που σκοπεύεις να συμπεριλάβεις στο φύλλο σου και με ποια σειρά θα την παρουσιάσεις. Η συνέπεια είναι σημαντική σε αυτό το κομμάτι. Δεν είναι σωστό να αναφέρεις τον αριθμό τηλεφώνου, το φαξ και το email για τη μια σύσταση, και μόνο τον αριθμό του κινητού σε μια άλλη. Βεβαιώσου ότι κάθε άνθρωπος που είναι να σου δώσει κάποια σύσταση είναι σύμφωνος/η με το να μοιραστείς τα προσωπικά του/της δεδομένα.

Ακολουθεί η δομή που προτείνουμε:

Αυτή είναι η ελάχιστη πληροφορία που μπορείς να παρέχεις στον υπεύθυνο προσλήψεων/recruiter ώστε να επικοινωνήσει με τους συστάτες σου.

Παράδειγμα φύλλου συστάσεων

Το καλύτερο πρότυπο στο οποίο μπορείς να βασίσεις το φύλλο συστάσεων είναι το ίδιο με αυτό που έχεις χρησιμοποιήσει στο βιογραφικό σου σημείωμα και στο cover letter, αν υπάρχει.

Πως να βρεις τις σωστές συστάσεις για το βιογραφικό σου?

Οι σωστές συστάσεις πρέπει να λειτουργούν ως συνήγοροι στην υπόθεση του γιατί είσαι ο κατάλληλος/η υποψήφιος/α για μια θέση εργασίας. Θα πρέπει να περιγράφουν την ακαδημαϊκή ή επαγγελματική σου κατάρτιση στον recruiter/υπεύθυνο προσλήψεων.

Μπορεί να είσαι εξωστρεφής με πολλές διασυνδέσεις στον κλάδο σου με τους πελάτες σου, εργοδότες, ίσως ακόμη και με τους ανταγωνιστές σου, αλλά δε μπορείς να βάλεις όλους τους παραπάνω να εγγυηθούν για το χαρακτήρα και την ποιότητα της δουλειάς σου. Πρέπει να διαλέξεις προσεκτικά ποιους θα συμπεριλάβεις.

Οι καλύτερες συστάσεις προέρχονται από επαγγελματίες σχετικούς με τον κλάδο σου και δεν έχουν κάποια συγγένεια μαζί σου.

Για να επιλέξεις τα άτομα που θα εγγυηθούν για σένα, λάβε υπόψιν τις παρακάτω κατηγορίες ανθρώπων από τη ζωή σου:

Δημιούργησε μια λίστα με πιθανά άτομα για συστάσεις με γνώμονα τα παραπάνω κριτήρια και μην ξεχάσεις να πάρεις την άδεια αυτών που θα συμπεριλάβεις ώστε να μπορείς να μοιραστείς τα προσωπικά του στοιχεία με τον παραλήπτη του βιογραφικόυ σου. Πάρε τα στοιχεία τους κατευθείαν από αυτούς και με την άδειά τους, και δε θα αντιμετωπίσεις πρόβλημα.

Όταν στέλνεις αιτήσεις για εύρεση εργασίας, διάλεξε 3-5 από αυτούς που έχεις στη λίστα σου, ανάλογα με τη θέση που διεκδικείς.

Συστάσεις που πρέπει να αποφύγεις να συμπεριλάβεις στο βιογραφικό σου

Οι κακές συστάσεις μπορούν να βλάψουν σοβαρά την υποψηφιότητά σου για μια θέση εργασίας. Ακολουθεί μια λίστα με το ποιους θα πρέπει να αποφύγεις:

Μπορώ να συμπεριλάβω άτομα χωρίς τη συγκατάθεσή τους?

Δεν πρέπει να κάνεις κάτι τέτοιο. Το χειρότερο δυνατό αποτέλεσμα που μπορείς να περιμένεις από μια σύσταση, είναι να πει ο συστάτης στον εργοδότη ή υπεύθυνο προσλήψεων που θα τον/ην καλέσει, ότι δε σε θυμάται.

Γι’ αυτό, μη συμπεριλάβεις άτομα για συστάσεις χωρίς να συνεννοηθείς και να πάρεις την άδειά τους πρώτα.

Επίσης, μια κλήση από έναν υπεύθυνο προσλήψεων ή εργοδότη σίγουρα τους δίνει ελάχιστο χρόνο προετοιμασίας πάνω στο τι θα πουν και πως θα σε ανεβάσουν στα μάτια του recruiter, και θα είναι μια, όχι και τόσο ευχάριστη, έκπληξη. Πολύ δύσκολα θα επωφεληθείς από ένα τέτοιο σενάριο.

Πως να ζητήσεις άδεια/συγκατάθεση

Για ανθρώπους με τους οποίους έχεις στενή σχέση, μπορείς απλά να τους πάρεις τηλέφωνο και να τους ρωτήσεις ευθέως την άδειά τους για κάτι τέτοιο. Για πιο επαγγελματικές επαφές ή διασυνδέσεις, μπορείς να στείλεις ένα email ή ένα μήνυμα στο LinkedIn.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα μηνύματος στο οποίο ζητάς άδεια, μπορείς να το χρησιμοποιήσεις ως βάση για τα δικά σου:

Πόσες συστάσεις να βάλω στο βιογραφικό μου?

Καθώς γράφεις τις συστάσεις σε ξεχωριστή σελίδα, μπορείς να συμπεριλάβεις όσες χωράνε σε αυτή τη σελίδα, αλλά το κυριότερο πρόβλημα με αυτή την προσέγγιση είναι ότι, κατά πάσα πιθανότητα, θα κουράσει. Υπάρχει κίνδυνος να λειτουργήσει αρνητικά μια τέτοια προσέγγιση, και αυξάνεται και ο κίνδυνος κάποιο από όλα αυτά τα άτομα να παίξει αρνητικό ρόλο. Μη ρισκάρεις με τέτοιο τρόπο.

Συνεπώς, τα στοιχεία 3-5 ατόμων για συστάσεις είναι ένας καλός αριθμός. Διάλεξε τα άτομα προσεκτικά.

Είδη συστάσεων

Υπάρχουν τρια βασικά είδη συστάσεων, τα ακόλουθα:

FAQs (Συχνές ερωτήσεις)

Να συμπεριλάβω συστάσεις στο βιογραφικό μου?

Το να συμπεριλάβεις συστάσεις στο βιογραφικό σου είναι μια σχετικά παλαιά πρακτική. Σήμερα, οι εταιρείες και οι υπεύθυνοι προσλήψεων δεν ζητούν συστάσεις για τις περισσότερες θέσεις εργασίας, ή αν τις ζητούν, θα επικοινωνήσουν μαζί σου γι’ αυτό το θέμα εφόσον τους ενδιαφέρει η υποψηφιότητά σου για την εκάστοτε θέση εργασίας.

Συνεπώς, δεν θα πρέπει να τις συμπεριλάβεις στο βιογραφικό σου. Καλό θα ήταν να δημιουργήσεις ένα ξεχωριστό αρχείο της μιας σελίδας, το λεγόμενο φύλλο συστάσεων, και να το παρέχεις μόνο στην περίπτωση που σου ζητηθεί από την εταιρεία ή οργανισμό για τον/ην οποίο/α προσπαθείς να εργαστείς, φυσικά κατόπιν συνεννόησης και με τα άτομα των οποίων τα στοιχεία περιέχει αυτό.

Αν η αγγελία εργασίας ή ο άνθρωπος με τον οποίο θα επικοινωνήσεις από την εταιρεία στο ζητήσει, τότε θα πρέπει να το αποστείλεις. Συνήθως όμως δεν γίνεται κάτι τέτοιο και για νομικούς λόγους.

Πως να βρω συστάσεις για την πρώτη μου δουλειά?

Όσον αφορά στην πρώτη σου δουλειά, μπορείς να χρησιμοποιήσεις κάποιες ακαδημαϊκές συστάσεις από τους καθηγητές του Λυκείου σου και του καθηγητές του Πανεπιστημίου στο οποίο φοίτησες.  Πέραν αυτού, αν έχεις λάβει μέρος σε κάποιο κοινωνικό Project ή έχεις δουλέψει ως εθελοντής, μπορείς να ζητήσεις τους υπεύθυνους να παρέχουν συστάσεις.

Πρέπει να γράψω “Συστάσεις διαθέσιμες κατόπιν αιτήματος”?

Μην συμπεριλάβεις κάποια τέτοιου είδους φράση στο βιογραφικό σου σημείωμα. Αυτή η δήλωση είναι σπατάλη χώρου στο ήδη περιορισμένης έκτασης βιογραφικό της μιας σελίδας. Ένας υπεύθυνος προσλήψεων θα σου τις ζητήσει, έτσι κι αλλιώς, σε περίπτωση που τις χρειαστεί. Είναι εντελώς περιττό το να αναφέρεις κάτι τέτοιο.

Πρέπει να βάλω τις διευθύνσεις των προσώπων για τις συστάσεις?

Θα μπορούσαμε να πούμε ότι κάτι τέτοιο σχεδόν απαγορεύεται. Είναι σχεδόν απίθανο ένας recruiter να στείλει γράμμα στην κατοικία ή το χώρο εργασίας των ανθρώπων των οποίων έχεις δώσει τα στοιχεία για συστάσεις. Το πιο πιθανόν είναι να τους καλέσουν στο τηλέφωνο ή να στείλουν κάποιο σχετικό email, το οποίο σπανίζει σε σχέση με το τηλεφώνημα. Για να είμαστε ξεκάθαροι, το να βάλεις τη διεύθυνση κατοικίας ή εργασίας αυτών των ανθρώπων στη λίστα ή στο βιογραφικό σου, αποτελεί παραβίαση της ιδιωτικότητάς τους.

Ελπίζουμε πλέον να κατέχεις όλες τις σχετικές πληροφορίες όσον αφορά στις συστάσεις, την μορφή, τα είδη, καθώς και τη λειτουργία τους. Σου ευχόμαστε κάθε επιτυχία!